Zoom und Datenschutz

Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Videokonferenzen via „Zoom“ des Klima-Bündnis der europäischen Städte mit indigenen Völkern der Regenwälder | Alianza del Clima e.V.

Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von "Zoom"

Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist der Klima-Bündnis der europäischen Städte mit indigenen Völkern der Regenwälder | Alianza del Clima e.V.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.

Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben. Auch hier kann auf die Zoom Homepage zugegriffen werden.

Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden. Sollten Sie kein geeignetes Gerät zur Verfügung haben oder auf visuelle Darstellungen verzichten möchten, haben Sie außerdem die Möglichkeit, sich per Telefon in die Videokonferenz einzuwählen. Dabei werden keine Metadaten erhoben oder gesammelt, da kein Zugriff auf den PC oder ein mobiles Device stattfindet.

Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional),
Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie einen Namen angeben. Dieser muss nicht ihrem „wahren“ Namen entsprechen, sondern kann auch ein Spitzname sein.


Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorgang transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Videokonferenzen können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Videokonferenzen auch die gestellten Fragen von Videokonferenz-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Videokonferenzen, Umfragefunktion in Videokonferenzen) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des Klima-Bündnis der europäischen Städte mit indigenen Völkern der Regenwälder | Alianza del Clima e.V. verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse ist in diesen Fällen die effektive Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse in der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht ausdrücklich zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Mitgliedern, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.

Sie erreichen diesen wie folgt: Klima-Bündnis der europäischen Städte mit indigenen Völkern der Regenwälder | Alianza del Clima e.V.I Wolfgang Hofstetter, Galvanistr. 28, 60489 Frankfurt am Main, Deutschland; T. +49 69 717 139 -13, E-Mail: datenschutz(at)klimabuendnis.org

Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein  Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer  Aufsichtsbehörde  für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 10.07.2020

Videokonferenzen

Das Klima-Bündnis nutzt für Videokonferenzen die Software ZOOM, da es derzeit das für unsere Zwecke am besten geeignete Tool ist. Alle anderen Lösungen, über die wir uns informiert und die wir getestet haben, sind bisher nicht vergleichbar was deren Zuverlässigkeit, Funktionalität und Benutzer*innenfreundlichkeit angeht. Unten finden Sie Hinweise zu Nutzung, Datenschutz und weiteren Hinweisen, die wir Ihnen nahe legen möchten.

NUTZUNG

• Nehmen Sie sich Zeit, sich mit der Software vertraut zu machen und die Funktionstüchtigkeit Ihrer Technik zu überprüfen.

• Sie brauchen für die Teilnahme an unseren Videokonferenzen keinen eigenen Zoom Account und müssen daher auch keine Mailadresse angeben.

• Sie können Zoom über Ihren Browser nutzen  oder die ZOOM - Anwendungssoftware installieren (störungsarme Nutzung). (Soweit wir wissen, ist die Verbindung über die ZOOM-App stabiler und es werden weniger Daten erhoben.)

• Ist die Zoom-App einmal installiert, können Sie sich zukünftig direkt über Meeting-ID und Passwort in ein Meeting oder eine Videokonferenz einwählen ohne extra die Zoom-Webseite aufzurufen.

• Wir freuen uns, wenn Sie sich mit Ihrem Klarnamen zu erkennen geben, damit alle Teilnehmenden wissen, mit wem sie es zu tun haben. Sie können vor Beginn des Meetings in der Maske aber auch ein Pseudonym oder einen Spitznamen eingeben.

• Es ist durchaus wichtig, sich bei Online-Veranstaltungen auch sehen und interagieren zu können. Um die Verbindungsqualität zu stabilisieren und den Datenverkehr zu minimieren, kann es sinnvoll sein das Video gegebenenfalls auszustellen, da bei schlechter Datenverbindung ohne Bild die Sprachkommunikation störungsärmer ist. Sinn macht es außerdem aus Energiespargründen.

• Insbesondere bei vielen Teilnehmenden empfiehlt es sich, Ihr Mikrofon stummzuschalten („muten“), wenn Sie nicht sprechen, um unnötige Hintergrundgeräusche zu vermeiden. Sie können so ebenfalls den Datenverkehr minimieren.

• Wie die meisten anderen Webseiten nutzt auch die ZOOM-Website Cookies für Statistiken, Werbung und Tracking. Wollen Sie dies nicht, müssen Sie der Nutzung von Cookies aktiv widersprechen bzw. die entsprechenden Häkchen entfernen.

• Sie können sich auch per Telefon in die Videokonferenz einwählen, wenn Sie kein geeignetes Gerät zur Verfügung haben oder auf visuelle Darstellungen verzichten möchten. Dabei werden keine Metadaten  erhoben oder gesammelt, da kein Zugriff auf den PC oder ein mobiles Device stattfindet.

• Der Chat von Zoom verfügt über eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die Audio- und Video-Funktionen nicht. Chats können außerdem ggf. von uns gespeichert werden, um wichtige Austausche und Fragen festzuhalten. Generell raten wir also davon ab, sensible Daten über ZOOM zu teilen – egal ob schriftlich oder mündlich.

AUFZEICHNUNGEN

• Bild- und Tonaufnahmen sowie Screenshots während eines Meetings/Videokonferenz durch die Teilnehmenden selbst sind im Sinne des Datenschutzes nicht gestattet.

• Falls die Session oder auch Chatnachrichten aufgenommen werden, weisen wir Sie im Vorfeld deutlich darauf hin. Sie können sich entscheiden, ob sie das Meeting/ die Videokonferenz zu diesem Zeitpunkt verlassen möchten. Das Klima-Bündnis behält sich vor, Screenshots sowie Audio- und Videoaufnahmen von Videokonferenzen/Meetings für Kommunikationszwecken in online, print- und sonstigen Medien zu nutzen. Wenn Sie dabei bleiben, erklären Sie sich damit einverstanden.

Unsere Moderation wird Ihnen zu Beginn einer Videokonferenz einige Funktionen und Regeln erläutern und Sie ggf. über Besonderheiten zur Arbeit in Kleingruppenräumen informieren.

DATENSCHUTZ

Zoom ist ein leistungsstarkes, niedrigschwelliges und zuverlässiges Tool, das mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Einklang steht.

Wie bei anderen Online-Tools, entstehen auch bei der Nutzung von ZOOM Daten, die unter Umständen Rückschlüsse auf Personen und deren Eigenschaften zulassen. Diese werden vertraulich behandelt und weder vom Klima-Bündnis noch von Zoom – soweit aus deren Datenschutzerklärung ersichtlich (www.zoom.us/de-de/privacy.html) – an Dritte weitergegeben oder verkauft.

Zoom ist wie viele andere Videokonferenz-Technologie-Anbieter ein US-Dienstleister. Wie andere ist auch "Zoom" unter dem EU-U.S. Privacy Shield zertifiziert, so dass insoweit die rechtlichen Voraussetzungen für ein angemessenes Datenschutzniveau vorliegen.

Wir tun alles uns mögliche, um Ihre und unsere Daten zu schützen und Transparenz herzustellen. Wir haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Zoom Video Communications, Inc. abgeschlossen. Die Entscheidung, ob Sie an unseren Videokonferenzen mittels Zoom teilnehmen wollen oder dürfen, liegt jedoch bei Ihnen. Erst mit Ihrer Einwahl in das Meeting bzw. dem Aufruf des Einladungslinks fallen Daten über Sie an. Mit Ihrer Teilnahme an einem ZOOM - Meeting akzeptieren Sie unsere Datenschutzerklärung und willigen der Verarbeitung der für die Durchführung des Meetings erforderlichen Daten ein. Alternativ können Sie sich telefonisch einwählen, wobei nicht alle Funktionen des Meetings gewährleistet werden können.

Weitere Hinweise zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten (gem. Artikel 13 DSGVO) während eines zoom Meetings finden Sie unter Informationspflicht Art. 13 DSGVO

Zur Kritik an Zoom

Technische Sicherheitslücken:
Zoom hat nun einen Verschlüsselungsstandard integriert (AES 256 GCM) und weitere Sicherheitslücken z.B. mit Facebook SDK auf Apple-Geräten, geschlossen. Dem sogenannten Zoombombing, also dem mutwilligen Eindringen in eine laufende Videokonferenz, beugt das Klima-Bündnis als Administrator und Host mit entsprechenden Einstellungen wie der Vergabe von Zugangsbeschränkungen vor.

Weitergabe personenbezogener Daten an externe Dienstleistende:
Wie viele andere Internet-Dienste nutzt auch Zoom für die Bereitstellung seines Dienstes Auftragsdatenverarbeiter (externe Dienstleistende, siehe Liste hier), an die u.a. personenbezogene Daten weitergegeben werden können. Die Auftragsdatenverarbeiter dürfen diese Daten nur zur Durchführung der von Zoom angeforderten Dienstleistungen zur Bereitstellung seines Dienstes verwenden und wiederum nicht an Dritte weitergeben. Eine solche Auftragsverarbeitung von personenbezogenen Daten steht im Einklang mit dem europäischen Datenschutzrecht. Ohnehin fallen nur wenige oder gar keine personenbezogenen Daten über Sie an, sofern Sie nur als Gast an den Videokonferenzen teilnehmen, also keinen Zoom-Account nutzen.

Befugnisse der Administrator*innen und Hosts:
Das Klima-Bündnis hat weder das Interesse noch die Kapazitäten Sie zu tracken, Ihren Standort oder Ihre Geräte-Informationen abzurufen oder ähnliches. Sofern möglich, stellen wir diese Funktionen in den Einstellungen aus. Wo es uns sinnvoll scheint Videokonferenzen aufzuzeichnen oder Chat-Protokolle als Besprechungsnotizen abzuspeichern, informieren wir Sie selbstverständlich im Vorfeld und fragen Ihr Einverständnis ab.

HINWEISE

So minimieren Sie Ihren Daten- und CO2 – Fußabdruck:

• Wählen Sie sich pünktlich in die Konferenzen ein.

• Sind Sie mit den Funktionalitäten und der Technik bereits vertraut, gehen Sie nicht früher als nötig in die Videokonferenz. Die Online-Wartezeit erzeugt unnötigen Datenverkehr und damit CO2.

• Zeichnen Sie die Meetings und Videokonferenzen nur dann auf, wenn unbedingt erforderlich.

• Schalten Sie Ihre Kamera nur dann ein, wenn nötig.

Wir bedauern sehr, dass zum aktuellen Zeitpunkt keine vergleichbare EU - weite Lösung unseren Ansprüchen und Anforderungen entspricht und hoffen, dass wir in Zukunft auf einen europäischen Dienstleister mit vergleichbarer Funktionalität zurückgreifen können.

Für die Verwendung der Software ZOOM übernimmt das Klima-Bündnis keine Haftung. Die geltenden Datenschutzrichtlinien von Zoom finden Sie unter https://zoom.us/de-de/privacy.html